La bote chaussures

Assurez-vous que votre organisme conserve les documents suivants dans un endroit qui est facilement accessible. Tout nouvel employé ou nouvel administrateur devrait pouvoir consulter ces précieuses ressources.

Votre organisme n’a peut-être pas tous ces documents en main. C’est pourquoi la liste de vérification peut vous aider à réunir les éléments manquants (comme une politique ou un manuel de procédures) au fur et à mesure que votre organisme grandit. Elle peut aussi vous aider à trouver les documents de référence dont vous avez besoin :

• pour rédiger vos demandes de subventions ou vos projets de financement et pour ajouter ou reproduire des pièces jointes;

• pour produire chaque année la Déclaration de renseignements (formulaire T3010B et documents connexes);

• pour vous préparer à votre assemblée générale annuelle;

• pour subir votre vérification ou votre examen financier annuels;

• pour aiguiller un nouvel employé ou un nouvel administrateur au sein de votre organisme (en particulier le président du conseil, le trésorier, le directeur général et les gestionnaires de bureau).

Liste de vérification pour la constitution de la boîte à chaussures

Conseil : Une fois que votre organisme aura créé sa boîte à chaussures, faites une copie de sauvegarde additionnelle à tout le moins des principaux éléments qu’elle contient (documents PDF, DC, photocopies, lecteurs portatifs) et rangez-les dans un autre endroit que les originaux.

Conseil : D’établir un plan annuel pour le transfert de tous les renseignements advenant un changement de personnel.

Parce que vous êtes l’administrateur d’un organisme de bienfaisance, votre « boîte à chaussures » peut aussi contenir une série de politiques et de documents constitutifs importants mis à votre disposition par l’Agence de revenu du Canada.

Liste de vérification pratique et liens vers les documents les plus importants de l’ARC à l’intention des administrateurs et des employés d’un organisme de bienfaisance

Excellent résumé que vous pouvez remettre à vos collègues du conseil d’administration; explication de l’importance d’avoir une « boîte à chaussures ».

Voyez la boîte à chaussures comme un historique de l’organisme qui tient dans une boîte et que vous pouvez facilement transmettre à un nouveau membre du conseil d’administration ou du personnel ayant pour responsabilité de vous aider à diriger votre organisme de petite taille ou rural.