La boîte à chaussures

Contexte

Qu'est-ce que c'est « La boîte à chaussures » ?

Voyez la boîte à chaussures comme un historique de l'organisme qui tient dans une boîte et que vous pouvez facilement transmettre à un nouveau membre du conseil d'administration ou du personnel ayant pour responsabilité de vous aider à diriger votre organisme de bienfaisance. Votre boîte à chaussures doit aussi contenir des documents clés et une série de politiques et de documents constitutifs importants mis à votre disposition par l'Agence de revenu du Canada.

La boîte à chaussures peut aussi vous aider à trouver les documents de référence dont vous avez besoin

• pour rédiger vos demandes de subventions ou vos projets de financement et pour ajouter ou reproduire des pièces jointes;
• pour produire chaque année la Déclaration de renseignements (formulaire T3010 et documents connexes);
• pour vous préparer à votre assemblée générale annuelle;
• pour subir votre vérification ou votre examen financier annuels;
• pour aiguiller un nouvel employé ou un nouvel administrateur au sein de votre organisme (en particulier le président du conseil, le trésorier, le directeur général et les gestionnaires de bureau).

Votre organisme n'a peut-être pas tous ces documents en main. La liste de vérification peut vous aider à réunir les éléments manquants (comme une politique ou un manuel de procédures) au fur et à mesure que votre organisme grandit.

Une fois que votre organisme aura créé sa boîte à chaussures, faites une copie de sauvegarde additionnelle à tout le moins des principaux éléments qu'elle contient (DC, photocopies, lecteurs portatifs) et rangez-les dans un autre endroit que les originaux. Établissez un plan annuel pour le transfert de tous les renseignements advenant un changement de personnel.

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Des outils et des resources

Fiche de renseignements résumant l'importance d'avoir une boîte à chaussures et les types d'informations qu'elle doit contenir

Liste de vérification contenant une liste détaillée des documents essentiels

Liens utiles